Die interne Qualitätsentwicklung benötigt zur Selbststeuerung konkrete Entwicklungsziele und eine verlässliche Datengrundlage, um den Grad der Zielerreichung regelmäßig überprüfen und geeignete Entwicklungsmaßnahmen ableiten zu können. Mit Instrumenten der Selbstevaluation lassen sich relevante schulspezifische Daten gewinnen.

Daneben gibt es weitere Instrumente wie Feedbackverfahren und systematische Rückmelderunden, die von Schulen und Seminaren gezielt eingesetzt werden können, um Daten und damit Steuerungswissen für die eigene Weiterentwicklung zu erhalten. Um passende und aussagekräftige Daten zur Selbststeuerung effizient zu gewinnen, werden schlanke und benutzerfreundliche Instrumente und Werkzeuge benötigt. Dafür stehen Handreichungen und ein Erhebungs- und Auswertungstool für Schulen zur Verfügung. Ein standardisierter Instrumentenpool ist im Aufbau.

Eine systematische und kontinuierliche Dokumentation unterstützt den Prozess der internen Qualitätsentwicklung. Sie sollte die mit der Aufsicht vereinbarten Ziele sowie ggf. zusätzliche interne Vorhaben, zeitliche Planungen, konkrete Maßnahmen, durchgeführte Selbstevaluationen und daraus abgeleitete weitere Entwicklungsschritte enthalten, die im Sinne eines Qualitätskreislaufes verfolgt werden.

Für die Sicherung der innerschulischen Qualität ist darüber hinaus zu empfehlen, das Vorgehen bei wiederkehrenden Abläufen des Arbeitsalltags an der Schule bzw. am Seminar verbindlich zu vereinbaren, in Prozessbeschreibungen zu dokumentieren und an alle Beteiligten zu kommunizieren. So können interne Prozesse langfristig und personenunab- hängig gesichert werden.

Um die Prozesse der innerschulischen Qualitätsentwicklung und die wiederkehrenden internen Abläufe zu sichern, werden diese zentral und für die Schulleitung und das Kollegium jederzeit zugänglich abgelegt. Dafür wählt die jeweilige Schule bzw. das jeweilige Seminar eine für sich geeignete Form – digital, als Papierablage oder im Intranet. Für diese Dokumentation wurde in Baden-Württemberg der Begriff „Schulportfolio“ bzw. „Schulische Qualitätsdokumentation“ eingeführt. Die Handreichung Schulische Qualitäts- dokumentation (Schulportfolio) erläutert, wie eine solche Dokumentation mit dem größtmöglichen Nutzen an jeder Schule aufgebaut und gepflegt werden kann, so dass die Besonderheiten der Schule Berücksichtigung finden. Ein Redaktionshandbuch ergänzt die Handreichung zum Schulportfolio im Hinblick auf die redaktionelle Betreuung eines digitalen Schulportfolios bzw. hinsichtlich der Einrichtung und Pflege einer digitalen webbasierten Form der schulischen Qualitätsdokumentation.