Groupwise II

Jürgen Rieber, Hugo-Eckener-Schule Friedrichshafen

Beispiel Kamerabuchung

In diesem Artikel wird eine pädagogisch sinnvolle Kommunikation und Anwendung im Intranet vorgestellt: Buchung der schuleigenen Digitalkamera. Grundlage des Buchungssystem ist hier Novells Groupwise Terminkalender. Dieser Buchungsvorgang ist auch im Zugriff von Außen via Browser möglich (Groupwise WebAccess).

Groupwise ist in seinen Grundfunktionalitäten in der Novell Musterlösung bereits installiert. Groupwise sollte dem Netzbetreuer und den Anwendern in seinen grundsätzlichen Möglichkeiten und Verfahren bekannt sein.

Automatisiert wird die Buchung über die Funktionalität von Groupwise Ressourcen und Regeln.

Aufgabe: Jeder Lehrer (persönlicher Benutzer des Unterrichtsnetzes) soll in einem gemeinsam verfügbaren Terminkalender eine Digitalkamera buchen können. Über Belegungen soll er informiert werden. Buchung der Kamera soll auch von zuhause über das Internet möglich sein.

Realisierung: Erfolgt in mehreren Schritten und Ebenen:

1 Bereitstellung von Groupwise Ressourcen

Allgemeines

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die eingeplant oder reserviert werden können. Zu den Ressourcen können Räume, Overhead-Projektoren, Fahrzeuge Funkrufempfänger, Digitalkameras etc. gehören. Der Systemverwalter definiert eine Ressource, indem er ihr einen kennzeichnenden Namen gibt und sie einem Benutzer zuweist. Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, ist der Eigentümer dieser Ressource. Er verfügt über alle Vertretungsrechte, die zum Empfangen von Terminbenachrichtigungen und Akzeptieren oder Ablehnen von Terminen erforderlich sind. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Suche nach freien Terminzeiten eingesetzt werden.

1.1 Groupwise Ressource erstellen

Erstellt wird eine Groupwise Ressource mit dem NetWare Administrator Programm nwadmn32.exe. Mit Objekt ® Erstellen ® GroupWise-Ressource wird eine Ressource erstellt.




Der Objektort in der NDS ist zweitrangig. Sinnvoll erscheint mir eine Plazierung im Container GRPWise. Werden eine Vielzahl von Ressourcen erstellt, wäre eine Plazierung in einer eigenen Ressourcengruppe denkbar.

Eine erstellte Ressource wird automatisch beim Anlegen in das Novell Groupwise Adressbuch übernommen. Von dort lässt sie sich leicht in das persönliche Adressbuch kopieren.

1.2 Regeln - Automatisierung von Abläufen

Allgemeines

Regeln in GroupWise sind kleine Programme, die bestimmte Abläufe automatisch abarbeiten. Man könnte sie auch als Makros oder Skripte bezeichnen. Regeln können Sie erstellen, indem Sie im Menü Werkzeuge ® Regeln aufrufen. Es erscheint das folgende Fenster:

Nun können Sie neue Regeln erstellen und alte bearbeiten. Außerdem können Sie festlegen, ob eine bestimmte Regel aktiviert werden soll oder nicht. Die Regeln werden in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie in der Liste vorkommen.

Alle Regeln folgen dem Schema „Wenn - Dann":

Im „Wenn-Teil" müssen Sie die Bedingung angeben, unter der etwas passieren soll, z.B. „eine neue Mail von xy ist angekommen",

im „Dann-Teil" können Sie dann festlegen, welche Aktion ausgeführt werden soll.

Die Bedingungen können Sie mit Boolschen Operatoren verknüpfen (UND, ODER, NICHT etc.). Es können dann auch mehrere Aktionen durchgeführt werden.

Hinweise

Die Regeln werden in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie in der Liste auftauchen. Wenn Sie verhindern wollen, dass eine Nachricht eventuell von zwei Regeln bearbeitet wird, müssen Sie die gewünschte Regel vor die unerwünschte stellen und in der ersten Regel die Aktion Regelbearbeitung abbrechen hinzufügen.

GroupWise arbeitet mit einer Datenbank. Das bedeutet, dass alle Aktionen auch ausgeführt werden können, wenn Sie nicht im System angemeldet sind. So kann z.B. eine Regel zur Werbevernichtung auch in den Ferien Ihre Mailbox sauber halten. Eine Archivierung über Regeln funktioniert hingegen nur, wenn Sie im NDS-System eingeloggt sind, also z.B. nicht per Web-Access!

Online-News Ausgabe 15, September 2002 Seite
Achten Sie darauf, das ein Computer nicht automatische Antworten an einen anderen Computer schickt, der daraufhin wieder automatisch antwortet und so eine Mail-Lawine auslöst (nettes Anfängerproblem).

Wenn Sie für eine Regel die Startbedingung „Programmstart" auswählen, müssen Sie bedenken, dass dieses Ereignis nicht eintritt, wenn nur jemand über einen Vertretungszugriff auf den Account zugreift.

Beachten Sie dabei, dass eine Änderung oder Neuerstellung von Regeln über einen WebAccess nicht immer möglich ist.

Erste Gehversuche im Umgang mit Regeln an einem einfachen Beispiel :

Regel erstellen am Beispiel einer Forward-Regel:

Öffnen Sie das Regel-Fenster (Werkzeuge / Regeln). Wählen Sie den Knopf Neu... und es erscheint das Fenster Neue Regel. Geben Sie der Regel einen Namen, z.B. „Forward". Bei Ereignis bleibt „Neue Nachricht", bei und Nachrichten setzen Sie den Haken bei „empfangen". Sie können eventuell noch eine Bedingung definieren, z.B. dass bestimmte Nachrichten nicht automatisch beantwortet werden (etwa Mails, die Sie von einer anderen Adresse aus an Ihren Account geschickt haben) - damit vermeiden Sie Schneeballeffekte.

Die Nachrichtenkategorien können Sie ignorieren - wenn Sie keine anhäkeln, werden alle bearbeitet. Dies ist nur interessant, wenn Sie bestimmte Kategorien (wie z.B. Termine) nicht weiterleiten wollen.

Dann klicken Sie auf Aktion hinzufügen und wählen „Weiterleiten....". Im letzten erscheinenden Fenster können Sie dann Betreff und Text der Weiterleitungsmeldung festlegen (der Betreff muss ausgefüllt werden). Sie müssen aber den Adressaten der Weiterleitung angeben, also wohl meistens Ihre eigene zweite EMail-Adresse.

So könnte das Fenster aussehen, bevor Sie mit Speichern die Regel bestätigen:

Denken Sie daran, die Regel in der Übersicht nur dann zu aktivieren (Häkchen), wenn Sie sie wirklich brauchen. Es bleibt immer eine Kopie der Nachricht zurück, wenn Sie nicht als zweite Aktion der Regel noch einen Löschbefehl eingeben.

Zurück zur Ressource Digitalkamera:

Überlegungen zur Umsetzung der Aufgaben mit Groupwise Regeln:

• Die Buchung der Kamera erfolgt über eine Nachricht der Kategorie Termin an die Ressource Digitalkamera. Nun müssen zwei mögliche Fälle unterschieden werden:
• Der gewünschte Termin ist frei, die Kamera kann ausgeliehen werden. Das System belegt den Zeitraum im Terminkalender der Ressource Digitalkamera und belegt den Zeitraum im Terminkalender des buchenden Lehrers.
• Der gewünschte Termin ist belegt, die Kamera wurde von einem anderen Kollegen schon gebucht. Die Regelautomatik belegt den Termin nicht (schon belegt), sondern gibt eine Meldung an den buchenden Lehrer zurück .
• Aufgrund der Regellogik von Groupwise muss zuerst die Anfrage mit Terminüberschneidung geprüft werden, danach kann die Anfrage ohne Terminüberschneidung erfolgen.

Mit diesem Vorwissen können Sie nun an die konkrete Regelerstellung gehen:

Als Eigner der Ressource Digitalkamera anmelden und den Groupwise Client öffnen. Der Eigner hat alle Rechte auf sein Objekt Digitalkamera. Über den Vertreterzugriff die Benutzersicht der Ressource Digitalkamera öffnen, denn die folgenden Regeln sollen ja für die Ressource Digitalkamera gelten.

Regel mit Terminüberschneidung:

Regel ohne Terminüberschneidung:

Nach OK erscheinen die beiden neuen Regeln in der Regelliste, wobei Sie auf die richtige Reihenfolge achten.

Der administrative Teil ist hiermit abgeschlossen. Der Lehrer muss jetzt nur noch in das Verfahren der Kamerabuchung eingeführt werden. Zwei mögliche Methoden werden hier vorgestellt.

2 Buchung der Kamera

2.1 Zugriff auf den Terminkalender innerhalb des Unterrichtsnetzes (im Intranet) mit dem Groupwise Client.

Kamera buchen mit Mail der Kategorie Termin

Die Buchung der Kamera erfolgt über eine Mail der Kategorie Termin an die Ressource Digitalkamera. Daher wird mit dem Terminbutton ein neues Mailfenster geöffnet.

Digitalkamera wird als Empfänger aus dem Adressbuch ausgewählt (Doppelklick), Buchungsdatum, Zeit und Betreff (hier Kürzel des ausleihenden Lehrers eintragen: dieses wird in der Kalenderübersicht angezeigt) eingetragen und abgeschickt. Die Regelautomatik der Ressource Digitalkamera generiert dann eine Antwort: automatisiertes Akzeptieren des Termins, falls noch der Termin frei war ( Regel ohne Terminüberschneidung) oder automatisiertes Ablehnen des Termins, falls der Termin belegt war (Regel mit Terminüberschneidung).

Alternativ kann vor dem Abschicken der Buchungsmail nach freien Terminen gesucht werden:

Suche nach freien Terminen

Wenn Sie einen Termin an einen GW-Nutzer (hier Ressource Digitalkamera) abschicken, können Sie sich zuvor ansehen, ob zu dem gewünschten Zeitpunkt bereits ein anderer Termin eingetragen ist (allerdings können Sie nicht einsehen, was für ein Termin das ist). Dazu wählen Sie im Termin-Fenster den Knopf Frei?

Unter Werkzeuge / Optionen / Datum/Uhrzeit / Terminzeitensuche können Sie festlegen, welcher Bereich jeweils bei den Teilnehmern (auch Ressourcen) Ihrer Termine durchsucht werden soll.

Kamera buchen mittels Mehrfachbenutzeransicht

Wenn Sie über den Vertretungsmechanismus Zugriff auf eine andere Mailbox haben, können Sie im Kalender über die Registertaste Mehrfachbenutzer die Termine mehrerer Nutzer parallel anzeigen lassen. Wenn Sie ausreichende Zugriffsrechte haben, können Sie so auch Termine eintragen.

Es sind immer nur die Termine eines Tages sichtbar.

Um einen neuen Benutzer zur Mehrfachbenutzeransicht hinzuzufügen, müssen Sie zunächst von diesem Nutzer die notwendigen Rechte erhalten (Werkzeuge- Optionen - Sicherheit - Vertretungszugriff). Nun klicken Sie auf das Symbol mit den zwei roten Menschen neben dem Datum.

Hier können Sie nun einzelne Nutzer hinzufügen; mit dem Häkchen vor dem Namen aktivieren Sie die Anzeige. Im Menü können Sie mit dem Befehl Bearbeiten/ Vertretungsliste einfügen die Benutzer übernehmen, die Sie auch schon in der Liste für die Vertretungen eingefügt haben. Diese Liste sehen Sie, wenn Sie auf das Vertretungssysmbol ganz links unten im GroupWise-Fenster klicken.

Diesen allgemeinen Vertretungsmechanismus machen wir uns auch für die Ressource Digitalkamera zunutze. Dazu ist es notwendig, dass der Eigner der Ressource Digitalkamera die notwendigen Rechte ( ) den Benutzern Lehrer gibt, so dass diese bei Öffnung ihres eigenen Terminkalenders im Groupwise Client gleichzeitig eine Übersicht über den Ressourcenkalender der Digitalkamera bekommen.

2.2 Zugriff auf den Terminkalender von Außen mithilfe von Groupwise WebAccess

Nach Installation des Groupwise WebAccess Dienstes (in der Novell Musterlösung bereits erfolgt) ist WebAccess die Startseite des Webservers auf dem Kommunikations-Server. Ist dies nicht so, sollte der Netzbetreuer den Namen des html Dokuments zum Zugang zu Webaccess bekanntgeben.

Im Browser genügt die IP-Adresse oder der URL Name (bei Belwue meist http://server.<Schulkürzel>.<Landkreis>.bw.schule.de )

zum Zugang von WebAccess.

Nach Eingabe des Loginnamen und Groupwise Passwort (bei single sign on: gleiches Passwort wie beim lokalen Zugang zum Unterrichtsnetz) gelangt man auf seine persönliche Groupwise Umgebung.

Die Buchung der Digitalkamera erfolgt in gleicher Weise wie lokal über den Groupwise Client.

Generell besteht noch die Möglichkeit einen angepassten Groupwise Client auf dem heimischen Rechner zu installieren, der dann wieder die volle Groupwise Funktionalität abbildet, aber der Vorteil von Groupwise WebAccess besteht ja darin, dass von überall ein Browser genügt, um Zugriff auf seine Groupwise Umgebung zu haben. (siehe auch Artikel: Zugriff mit GroupWise).