Zugriff über GroupWise in der Novell-Musterlösung

Rolf Väth, Gewerbliche Schule, Heidenheim

3.1.2 Zugriff auf Daten und Informationen der Schule über GroupWise in der Novell Musterlösung

Eine Groupware Software wie GroupWise ermöglicht die Abbildung von Informationskanälen innerhalb einer Organisation. Dabei werden die verschiedensten Informationstypen wie zum Beispiel E-Mails Termine und Dokumente berücksichtigt.

Unumgänglich ist dabei die Anbindung von Außendienstmitarbeitern.

In der Novell Musterlösung ist GroupWise in der Version 5.5 enthalten.

Für die Schule bedeutet dies, dass ein Lehrer über die Internetfunktionalitäten von GroupWise zu jeder Zeit an seine Daten kommt und beim Verwalten der Daten unterstützt wird. Ein wesentliches Argument ist dabei, dass ein Dokument zentral gespeichert wird, also nicht in mehreren Versionen auf verschiedenen Datenträgern existiert. Auch benötigt man für einen einfachen Zugriff lediglich einen WEB _ Browser.

1 Erstellen von Dokumenten in GroupWise

GroupWise speichert die Daten in einer Datenbank und nicht in der Verzeichnisstruktur des Betriebssystems. Daten werden über den GroupWise _ Client der Datenbank hinzugefügt.

Für die Benutzung im Netz der Schule wird eine Arbeitsstationsinstallation benötigt, die in der Regel vom Händler vorgenommen wurde.

An Ihrem Arbeitsplatz zu Hause benötigen Sie entweder einen Web- Browser oder besser noch eine Standardinstallation des GroupWise Client.

Die Installationsanleitung für eine Standardinstallation des GroupWise Client finden Sie unter den Seiten der Novell-Musterlösung. (www.leu.bw.schule.de/netze/novell)

1.1 Ordner in GroupWise

Ähnlich wie in der Verzeichnisstruktur des Betriebssystems können verschiedene Ordner für die Daten angelegt werden. In einem Ordner können alle Arten von Daten, das heißt Termine genauso wie Dokumente oder E-Mails gespeichert werden.

Der Systemordner Aktenschrank ist der Ordner, unter dem die Benutzer Ihre eigene Struktur anlegen sollten.

1.2 Importieren von Dokumenten

Vorhandene Dokumente nehmen Sie ganz einfach in GroupWise auf.

Wählen Sie Datei, Dokument importieren.




Sie können entweder einzelne Dateien aufnehmen oder auch mehrere Dateien auf einmal in einem Unterverzeichnis.

Wählen Sie den Ordner, in dem die Datei angezeigt werden soll.



Die Dokumente bekommen eine Nummer, mit der sie in der Datenbank identifiziert werden. Der Dateiname wird als Betreff (Beschreibung) eingetragen.

1.3 Erstellen von Dokumenten

In GroupWise können Sie direkt Dokumente erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner und erstellen Sie ein neues Dokument.

Ein Doppelklick auf das Dokument öffnet die dazugehörige Anwendung.

Ist der GroupWise _ Client in den Anwendungen integriert, werden Sie beim Speichern von Dokumenten vor die Wahl gestellt, ob Sie in GroupWise oder über den normalen Anwendungsdialog speichern.

2 Zugriff über das Internet

Voraussetzung für den Zugriff über das Internet ist die Vergabe eines Passwortes innerhalb von GroupWise. Benutzer, die sich kein Passwort vergeben haben, können diesen Zugang nicht benutzen. Über Werkzeuge, Sicherheit, Passwort wird ein GroupWise-Passwort vergeben oder verändert.

3 Zugriff über das Internet mit einem Browser

Der einfachste Zugriff auf Ihre Daten über das Internet ist der Zugriff über einen Web-Browser.

Rufen Sie dazu die GroupWise Startseite auf, wählen Sie GroupWise WebAccess und geben Sie Ihre Verbindungsdaten ein.

Sie sehen nun Ihre GroupWise _ Struktur in einem Browserfenster und können damit arbeiten.

Die Funktionalität dieses Zugangs ist eingeschränkt. Sie können zum Beispiel keine neuen Dokumente erstellen oder Regeln aufstellen.

4 Zugriff über das Internet mit dem GroupWise Client

Eine volle Funktionsfähigkeit erreichen Sie mit dem Groupwise Client. Dabei können Sie sich entweder direkt mit Ihrem System an der Schule verbinden (online) oder über eine Remote - Datenbank (offline), die sich automatisch mit der Hauptdatenbank abgleicht.

Installieren Sie dazu den GroupWise Client auf Ihrem PC.

Eine Installationsanleitung finden Sie unter den Seiten der Novell Musterlösung (www.leu.bw.schule.de/netze/novell).

4.1 Direkter Zugriff

Geben Sie im Anmeldefenster Ihre Verbindungsdaten mit externer IP _ Adresse und Portnummer ein. In der Musterlösung Novell lautet die Portnummer 1677. Verbinden Sie sich an der Schule mit GroupWise, lautet in der Musterlösung Novell die interne

IP _ Adresse 10.1.1.2

Von diesem Zeitpunkt an können Sie von zu Hause aus genauso arbeiten, als wenn Sie in der Schule arbeiten würden. Ziehen Sie zum Beispiel mit der Maus eine Datei aus Ihrem Explorer in Ihr GroupWise Fenster. Die Datei wird auf Ihr GroupWise System übertragen.

4.2 Zugriff über die Remote Datenbank

Vorteil dieser Verbindungsmethode ist, dass Sie während Ihrer Arbeit nicht mit dem Internet verbunden sind und damit Kosten sparen können.

Geben Sie im Anmeldefenster Ihre Verbindungsdaten mit der Angabe Ihrer Remote - Datenbank ein.

Gleichen Sie zuerst Ihre Daten ab. Den Menüpunkt Remote sehen Sie nur, wenn Sie mit Ihrer Remote _ Datenbank verbunden sind.

Ab jetzt arbeiten Sie zu Hause, wie wenn Sie an der Schule wären, mit Ihrer Remotedatenbank.

Wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, gleichen Sie erneut Ihre Daten ab.