Groupware
| Rainer Utz, Gebhard-Müller-Schule Biberach | |||||||||
| 2 Groupware | |||||||||
| Definition | |||||||||
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Groupware bezeichnet Software, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Gruppen bestimmt ist. Groupware soll die Arbeit im Team effizienter und schneller machen. Sie wird verwendet, um zu kommunizieren, zu kooperieren, zu koordinieren, Probleme zu lösen, zu konkurrieren oder zu vermitteln. Während man auch traditionelle Techniken wie das Telefon als Groupware bezeichnen kann, wird der Terminus heute üblicherweise für eine bestimmte Art von Technologien, die auf modernen Computerdiensten wie E-Mail, Newsgroups, Videokonferenzen oder Chat beruhen, benutzt. Groupware lässt sich durch zwei grundsätzliche Unterscheidungen kategorisieren:
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Der Funktionsumfang von Groupware Asynchrone Groupwarefunktionen: · Email: Der klassische Kern jeder Groupware ist der Emaildienst. Während die grundsätzlichste Emailanwendung der Kommunikation zwischen zwei Gruppenmitgliedern dient, enthalten gängige Emailsysteme viele darüber hinausgehende Features: beispielsweise das Weiterleiten oder Archivieren von Mails. Verteiler und Mailing-Listen lassen sich erstellen. Dateien können als Anhänge versandt werden. Das automatische Sortieren in verschiedene Postfächer je nach Absender oder Inhalt ist möglich. Unterschiedliche Wichtigkeits- oder Vertraulichkeitsgrade können angegeben werden. Lesebestätigungen werden versandt. Emails können verschlüsselt und digital unterschrieben werden.
Im Unterschied zur Email besteht hier keine Eins-zu-Eins-Kommunikation, sondern eine Vielzahl von Gruppenmitgliedern können auf dieselben Informationen zugreifen bzw. sich diese zusenden lassen.
· Workflow Systeme: Dokumente werden beim Posteingang gescannt und können digital weitergereicht, bearbeitet, kommentiert und archiviert werden.
· Hypertext: Ein Dokumentensystem mit Hypertextfunktionalität erlaubt es den Benutzern, eigene Links zu setzen. Manche Systeme geben den Gruppenmitgliedern die Möglichkeit zu sehen, wer ein Dokument bereits gelesen hat oder zumindest wie oft das Dokument aufgerufen wurde.
· Kalender: Die Kalenderfunktion ist neben der Email die zweite tragende Säule von Groupware-Systemen. Sie umfasst wichtige Funktionalitäten: neben dem privaten Kalenderbereich, den Arbeitsgruppenkalender zur Terminierung von Besprechungen und Konferenzen. Abwesenheit bei Krankheit, Dienstreise oder Urlaub können den Gruppenmitgliedern mitgeteilt werden, ja sogar Konferenzräume, Projektoren oder externe Dienstleister können reserviert und in die Terminplanung integriert werden.
· Aufgaben: Die Aufgabenverwaltung funktioniert ähnlich wie der Kalender. Aufgaben können mit Start- und Enddatum eingegeben werden. Das System erinnert an die Erfüllung der Aufgaben.
· Gemeinschaftliche Autorensysteme: Dokumente werden von verschiedenen Autoren gemeinsam verfasst. Änderungen und Anmerkungen können hinzugefügt, wichtige Passagen gegen Veränderungen blockiert werden. Diese Systeme können auch in Echtzeit einen zusätzlichen Kommunikationskanal anbieten, beispielsweise über Videokonferenz oder Chat.
Synchrone Groupwarefunktionen: · „Shared Whiteboards": Die Gruppenmitglieder können gleichzeitig auf einer gemeinsamen digitalen Oberfläche Anmerkungen, Notizen, Zeichnungen wie auf einer echten Tafel sichtbar machen. Meistens sind derartige „Whiteboards" für eine schnelle informelle Kommunikation vorgesehen.
Als Ein- oder Mehrwegsystem erlaubt sie räumlich getrennten Gruppenmitgliedern über visuelle Inhalte zu konferieren. · Chat: Einfache textbasierte Echtzeitkommunikation, Diskussionen lassen sich in „Chaträumen" abhalten, die für alle Gruppenmitglieder oder auch nur für einen Teil der Gruppe zugänglich sind. · Entscheidungsfindungssysteme: Sie enthalten Tools für Brainstorming und Kritik, Gewichtung und Bewertung von Ideen und Alternativen sowie Abstimmungssysteme.
Drei Groupware-Produkte im Überblick Die drei Großen im Groupware-Markt sind Lotus Notes, Microsoft Exchange und Novell Groupwise. Alle drei Groupware-Systeme basieren auf Messaging, dem elektronischen Austausch von Informationen. Sie enthalten alle die gleichen Grundfunktionen wie Email, Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung. Dennoch unterscheiden sie sich nicht nur äußerlich.
Lotus Notes: Seit circa 14 Jahren auf dem Markt, mittlerweile zu IBM gehörig und immer noch Marktführer im Groupware-Segment. Das aktuelle Lotus Notes trägt die Versionsnummer 5.0. Die Server-Komponente von Lotus Notes heißt seit Version 4.0 Domino. Lotus Notes speichert Informationen in sogenannten Datenbanken. Die Schlüsseldatenbank wird als öffentliches Adressbuch bezeichnet. Hier werden Informationen über Verbindungen, Server, Gruppen, Benutzer, Netzwerke, Domänen, Cluster und anderes gespeichert. Für jede dieser Informationen existiert innerhalb der Datenbank ein Dokument. Ein Server wird in einem Serverdokument beschrieben, eine Verbindung zwischen zwei Servern in einem Verbindungsdokument. Auf diese Weise lässt sich das Gespann Notes/Domino sehr einfach skalieren und an beliebig große Groupware-Umgebungen anpassen. Spezielle Anforderungen lassen sich leicht berücksichtigen. Eine weitere wichtige Datenbank ist die sogenannte Mail-Datei. Jeder Benutzer hat eine eigene Mail-Datei. Dort werden Mails, Aufgaben, Termine und persönliche Kalender gespeichert. Für den Zugriff auf die einzelnen Datenbanken existiert ein durchdachtes Rechtesystem. Lotus Notes legt für jeden Benutzer bei der Anmeldung eine ID-Datei an. Für jedes persönliche Dokument wird dann auf dem Server ein öffentlicher Schlüssel angelegt, während die dazugehörigen privaten Schlüssel aus dem Benutzerpasswort generiert und in der Benutzer-ID verschlüsselt werden. Die Lotus Server können mehrere Aufgaben ausführen oder als Spezialisten agieren. So sind beispielsweise reine Mail-Server möglich oder Durchgangs-Server, die die Informationen von remote-Usern nur weiterleiten. Die einzelnen Server gleichen dabei sofort oder nach festgelegten Zeitplänen ihre Datenbanken ab, um das System konsistent zu halten. Auf der Client-Seite bietet Lotus ab der Version 5.0 drei verschiedene Clients. Den sogenannten Notes-, den Designer- und den Administrations-Client. Sie bieten dem Benutzer eine Browser-ähnliche Oberfläche. Die Lotus Groupware ist weitgehend auf allen Server- und Clientbetriebssystemen einsetzbar.
Microsoft Exchange: Der Exchange Server ist dagegen eng mit dem Windows Betriebssystem verzahnt. Dieser eigentliche Nachteil wird zum Vorteil, da Exchange auf der Windows Plattform das am besten skalierbare Groupware-System darstellt. Exchange wird schon beim Setup in die Microsoft Management Console integriert. Für den Zugriff des Client auf den Exchange Server ist Windows-Messaging, eine Weiterentwicklung von MS-Mail, notwendig. Der Groupware-Client bei Exchange ist Microsoft Outlook. Da Outlook viele Groupwarefunktionen übernimmt, ist die Microsoft Groupware stärker Client-lastig als die beiden Konkurrenzsysteme.
Novell Groupwise: Groupwise basiert auf dem Novell-Betriebssystem, arbeitet mittlerweile aber auch auf dem Windows-Serverbetriebssystem und ist somit konkurrenzfähig. Technologisch ähneln sich Groupwise und Exchange. Auf einem Netware Server werden zentrale Daten wie Adressbücher und Verteiler gespeichert. Auf Clientseite gibt es einen eigenen Groupwise-Client. Dieser ist für viele verschiedene Betriebssysteme erhältlich und enthält die üblichen Funktionalitäten wie Mailbox, Kalender, Dokumentenverwaltung.
Die Internetanbindung von Groupware: Alle drei Produkte tragen starke Internetfunktionalität in sich. Sie unterstützen alle gängigen Standardprotokolle wie SMTP, POP3, MIME oder IMAP. Aus den Clients kann auf das Web zugegriffen werden. Aber wichtiger und in Zukunft immer bedeutender ist der Zugriff aus dem Internet auf die eigenen Groupware-Daten. Dies ist bei allen drei Produkten über den sogenannten browsergestützten Web-Access möglich. |
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| Web Access: | |||||||||
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Lotus Notes |
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Microsoft Exchange: |
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Novell Groupwise: Abbildung: Novell Groupwise Web Access Mailbox |
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Quellen:
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